Infonäyttöjen sisällönhallinta on yksi niistä aiheista, joka nousee esiin lähes jokaisessa Digital Signage -projektissa heti asennuksen jälkeen. Näyttö voidaan asentaa seinälle päivässä, mutta jos sisällön päivittäminen tuntuu hankalalta tai vie kohtuuttomasti aikaa, koko järjestelmän arvo jää hyödyntämättä. Toimiva digital signage sisällönhallinta on siis yhtä tärkeä kuin itse laitteisto.

Kauppakeskuksissa, ravintoloissa, hotelleissa, julkisissa rakennuksissa ja toimistotiloissa infonäytöt palvelevat parhaiten silloin, kun niiden sisältö on ajan tasalla ja kohdennettua. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten digitaalisten näyttöjen sisältö pysyy tuoreena ilman jatkuvaa manuaalista työtä, ja mitä kannattaa huomioida ennen järjestelmän valintaa.

Keskitetty hallintajärjestelmä kaiken perustana

Tehokas infonäyttöjen sisällönhallinta rakentuu aina keskitetyn hallintajärjestelmän varaan. Tämä tarkoittaa käytännössä pilvi- tai palvelinpohjaista CMS digital signage -ohjelmistoa, jonka kautta kaikkia näyttöjä voidaan ohjata yhdestä paikasta riippumatta siitä, sijaitsevatko ne samassa rakennuksessa vai eri puolilla maata.

Kun hallinta on keskitettyä, yksittäisen näytön päivittäminen ei edellytä fyysistä käyntiä laitteen luona. Sisältö lähetetään verkon kautta suoraan näyttöön, ja muutos astuu voimaan välittömästi tai ennalta määritettynä ajankohtana. Tämä on erityisen arvokasta esimerkiksi ketjuravintoloille tai kauppakeskuksille, joissa samaa kampanjasisältöä halutaan näyttää useissa toimipisteissä samanaikaisesti.

Hyvä infonäyttö ohjelmisto tarjoaa selkeän käyttöliittymän, jossa sisältöä voi hallita ilman teknistä erityisosaamista. Käyttäjä voi lisätä kuvia, videoita, tekstejä ja verkkosyötteitä suoraan selaimessa, ilman erillisiä ohjelmistoasennuksia. Tämä madaltaa kynnystä pitää näyttöjen sisältö ajantasaisena myös arjen kiireessä.

Sisällön ajastaminen, kohdistaminen ja automaatio

Ajastaminen on yksi digitaalisen näyttöjärjestelmän merkittävimmistä eduista perinteiseen staattiseen viestintään verrattuna. Sisältöä ei tarvitse vaihtaa käsin, vaan järjestelmä hoitaa sen automaattisesti ennalta laaditun aikataulun mukaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että hotellin aulassa pyörii aamuisin aamiaisaikataulu, lounasaikaan ravintolan päivän menu ja illalla tapahtumaohjelma. Kauppakeskuksessa kampanjasisältö vaihtuu automaattisesti viikonlopun tarjouksiin perjantai-iltapäivästä alkaen. Näyttöjen päivitys tapahtuu taustalla ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa vaihtaa sisältöä manuaalisesti.

Kohdistaminen vie automaation asteen pidemmälle. Modernit järjestelmät mahdollistavat sisällön näyttämisen tietyille näytöille tai näyttöryhmille erikseen. Esimerkiksi liikuntakeskuksessa kuntosalin näytöt voivat näyttää eri sisältöä kuin vastaanoton infopiste tai uima-allas-alueen näyttö. Sisältö kohdistuu oikeaan paikkaan oikeaan aikaan ilman ylimääräistä työtä.

Käytännön vinkit sujuvaan sisällöntuotantoon

Tekninen alusta on vain osa kokonaisuutta. Sisällöntuotanto itsessään on se tekijä, joka ratkaisee, kuinka hyvin näytöt palvelevat tarkoitustaan päivästä toiseen.

Muutama käytännön periaate auttaa pitämään sisällöntuotannon hallittavana:

• Pidä sisältö yksinkertaisena ja nopeasti luettavana. Infonäytön ohittaa usein liikkuva ihminen, joten viestin tulee välittyä muutamassa sekunnissa.
• Luo sisältöpohjia etukäteen. Valmiit mallipohjat nopeuttavat uuden sisällön tuottamista huomattavasti ja pitävät visuaalisen ilmeen yhtenäisenä.
• Hyödynnä automaattisia syötteitä. Säätieto, uutisotsikot, sosiaalisen median päivitykset tai vaikkapa jonotusajat voidaan tuoda näyttöön suoraan ulkoisista lähteistä ilman manuaalista päivitystä.
• Suunnittele sisältökalenteri. Kampanjat, sesongit ja tapahtumat kannattaa aikatauluttaa hyvissä ajoin, jotta näytöt ovat aina ajan tasalla myös kiireisimpinä hetkinä.

Erityisesti julkisissa tiloissa, kuten asemilla tai lentokentillä, reaaliaikaisuus on kriittistä. Kun järjestelmä on rakennettu oikein, aikataulupäivitykset ja muutokset heijastuvat näyttöihin automaattisesti ilman viivettä.

Oikean järjestelmän valinta omaan tarpeeseen

Markkinoilla on lukuisia CMS digital signage -ratkaisuja, ja niiden ominaisuudet vaihtelevat merkittävästi. Oikea valinta riippuu aina käyttöympäristöstä, näyttöjen määrästä, sisällön monimuotoisuudesta ja organisaation omista resursseista.

Pienelle yritykselle, jolla on muutama näyttö yhdessä toimipisteessä, kevyt pilvipalvelu voi olla täysin riittävä ratkaisu. Suuremmalle organisaatiolle, kuten kauppakeskukselle tai hotelliketjulle, tarvitaan skaalautuva järjestelmä, joka tukee useita käyttäjiä, eri käyttöoikeustasoja ja mahdollisesti integraatioita muihin järjestelmiin, kuten kassajärjestelmään tai varauskalenteriin.

Ennen hankintaa kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat:

• Kuinka monta näyttöä järjestelmässä on nyt ja tulevaisuudessa?
• Tarvitaanko offline-toiminnallisuutta, jos verkkoyhteys katkeaa?
• Kuka vastaa sisällönhallinnasta, ja kuinka teknistä osaamista heillä on?
• Onko tarvetta integroida ulkoisia tietolähteitä tai muita järjestelmiä?

Ammattilaisen mukaan ottaminen jo suunnitteluvaiheessa säästää aikaa ja rahaa. Me Electro Wavesilla autamme valitsemaan juuri oikean yhdistelmän laitteistoa ja ohjelmistoa, suunnittelemme sisältörakenteen yhdessä asiakkaan kanssa ja varmistamme, että järjestelmä toimii moitteettomasti käyttöönotosta eteenpäin. Jos yrityksesi miettii digitaalisten näyttöjen sisällön hallintaa tai koko Digital Signage -kokonaisuuden rakentamista, olemme mielellämme mukana suunnittelemassa toimivaa ratkaisua juuri teidän tilaanne varten.